La industria del turismo ya no se reduce a planillas o cuadernos: actualmente podemos encontrar una enorme variedad de herramientas a nuestra disposición. Y si buscamos ser un negocio competitivo, no podemos continuar usando las viejas estrategias, por lo que debemos adoptar nuevas tecnologías para mejorar los procesos administrativos. Por eso, el PMS comenzó a ser el centro de atención en la hotelería.
Pero, ¿qué significa exactamente? En esta nota vamos a analizar sobre sus implicancias y cómo se utiliza. Si perteneces al sector hotelero, esta nota puede ser muy interesante, por lo que te recomendamos leerla hasta el final.
En este post encontraras
¿Qué significa PMS hotelero?
Un PMS es una abreviatura del término en inglés Property Management System o por su traducción “Sistema de Gestión de Propiedades”. En el sector hotelero, es un software utilizado para controlar, organizar y ejecutar actividades de un negocio de alojamiento (hotel, hostel, albergue, entre otros). Por eso, existen funciones básicas que deben incluir para asegurar un correcto funcionamiento en hotelería, los cuales son:
- Check-ins y Check-outs
- Asignación de habitaciones
- Envío de avisos a huéspedes
- Control del personal de limpieza
- Control del estado de las habitaciones
- Modificación y gestión de precios
- Informes y análisis
Como podemos ver, un PMS hotelero puede ser una solución digital que está pensada para automatizar todos los procesos que ocurren dentro de un alojamiento. Por lo general, estas herramientas están disponibles en la nube, lo que quiere decir que están disponibles en sitios web con conexión a internet. De hecho, esto también nos asegura que nuestra valiosa información no dependerá de un archivo local, el cual es susceptible a ser eliminado o archivado accidentalmente.
Si buscamos preparar un negocio, algo que profundizamos más en este artículo de nuestro blog, debemos asegurarnos de que éste sea competitivo y utilice los recursos de manera eficiente. Y los PMS llegaron para cumplir con esa necesidad.
Como podemos observar en el gráfico, un PMS puede conectar con dos sistemas de gestión importantes: el CRM (Gestión de Relación con los Clientes) y RMS (Sistema de gestión de ingresos). El primero está relacionado con el contacto de los clientes y las ventas, mientras que el segundo utiliza datos históricos para predecir la demanda de habitaciones. Basándose en esa información, los PMS pueden maximizar sus ingresos, ya que pueden ajustar mejor sus precios y ofertas.
En esta nota, podrás encontrar mucha información sobre el funcionamiento de los CRM y para qué sirven. Como podrás observar, es un componente clave para mejorar la gestión de las ventas evaluando las necesidades de tus clientes y el comportamiento del mercado.
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Ventajas del PMS hotelero
Un Property Management System (PMS) hotelero es una herramienta esencial para la gestión eficiente de un hotel. Y si aún no estás convencido sobre su utilidad para tu negocio, a continuación vamos a repasar algunos de sus beneficios principales:
Gestión centralizada
En la actualidad, no son pocos los negocios que buscan centralizar procesos que antes parecían estar separados. Por ejemplo, los empleados que estaban en contacto con los clientes generalmente no podían saber la dinámica de trabajo de los empleados (como de limpieza), lo cual podía derivar en problemas de comunicación entre sectores. Por eso, cuando existía un inconveniente, los tiempos de resolución eran más largos e ineficientes.
Por eso, los PMS suelen apostar por una dirección centralizada, lo cual simplifica el control de muchos sectores al mismo tiempo. Muchos softwares hoteleros permiten manejar todas las operaciones del hotel desde un solo sistema, incluyendo reservas, check-ins, check-outs, facturación, y administración de habitaciones. De esa manera, podrás estar atento a todo lo que ocurre sin demasiado esfuerzo.
Y en un negocio como la hotelería, es una ventaja competitiva invaluable.
Mejora en la eficiencia operativa
Como habíamos mencionado anteriormente, un sistema centralizado y simple puede derivar en una resolución de problemas mucho más eficaz. No obstante, también puede contribuir a una mejora en las actividades de un hotel. Por ejemplo, automatizar tareas rutinarias y reducir el riesgo de errores humanos, lo que permite al personal enfocarse en mejorar la experiencia del cliente.
Esto se traduce en procesos más rápidos y fluidos, como el check-in y check-out, la asignación de habitaciones, y la gestión de reservas sin intervención de empleados. Además, al automatizar la generación de informes y la gestión de inventarios, el personal puede dedicar más tiempo a tareas estratégicas, como la atención personalizada a los huéspedes y la planificación de actividades que mejoren la satisfacción del cliente.
Asimismo, la automatización de tareas permite una mejor coordinación entre los diferentes departamentos del hotel, como recepción, limpieza, y mantenimiento, lo que asegura que todas las solicitudes y necesidades de los huéspedes se atiendan de manera oportuna. En resumen, un PMS no solo optimiza las operaciones internas, sino que también contribuye directamente a una experiencia del cliente más agradable y eficiente.
Integración con otros sistemas
Los PMS modernos se integran fácilmente con sistemas de distribución, marketing, gestión de ingresos, y herramientas de análisis, lo que facilita la toma de decisiones basadas en datos. Esta integración permite una comunicación fluida entre diferentes plataformas, asegurando que la información se actualice en tiempo real y esté disponible para todos los departamentos relevantes.
Por ejemplo, al integrarse con un sistema de gestión de canales (Channel Manager), el PMS puede sincronizar automáticamente la disponibilidad y tarifas de las habitaciones en múltiples plataformas de reservas en línea, evitando el overbooking y optimizando la ocupación.
Además, la integración con herramientas de marketing permite personalizar y automatizar campañas promocionales basadas en el comportamiento y preferencias de los huéspedes, lo que puede aumentar las tasas de conversión y fidelización. En cuanto a la gestión de ingresos, un PMS integrado con software de revenue management permite ajustar las tarifas en función de la demanda, competidores, y otros factores del mercado, maximizando los ingresos del hotel.
Por otro lado, las herramientas de análisis proporcionan una visión más profunda del rendimiento del hotel, permitiendo identificar tendencias, medir la eficacia de estrategias implementadas, y realizar ajustes basados en datos precisos. Esto no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también potencia la capacidad del hotel para adaptarse rápidamente a cambios en el mercado, mejorar la rentabilidad y ofrecer una experiencia más personalizada a los huéspedes.
Mejor control financiero
La gestión de los recursos financieros en un hotel es fundamental para la sustentabilidad del negocio. El PMS genera informes financieros detallados, como análisis de flujo de caja, cuentas por cobrar, y proyecciones de ingresos, que son esenciales para la toma de decisiones informadas. Estos informes ayudan a identificar áreas donde se pueden reducir costos, optimizar recursos, o aumentar la rentabilidad.
De hecho, algunos softwares hoteleros tienen la capacidad de alertar sobre períodos de baja ocupación, permitiendo implementar estrategias de precios dinámicos o promociones para mejorar la ocupación y los ingresos.
Otra ventaja clave es la capacidad del PMS para automatizar procesos financieros, como la conciliación de pagos y la gestión de cuentas, reduciendo el riesgo de errores y ahorrando tiempo al personal administrativo. La integración con sistemas de pago en línea también asegura una gestión más eficiente de las transacciones, brindando una mayor seguridad y facilitando el cumplimiento de las normativas financieras.
Cumplimiento normativo
Y siguiendo con lo antes mencionado, los PMS también pueden contribuir a un factor clave cada vez más solicitado por los consumidores: el cumplimiento normativo. Los software de gestión hotelera ayudan a garantizar que el hotel cumpla con las normativas locales e internacionales, especialmente en lo que respecta a la privacidad de los datos y la seguridad de las transacciones financieras.
Por ejemplo, muchos PMS están diseñados para cumplir con estándares internacionales como la ISO/IEC 27001, que es una norma global para la gestión de la seguridad de la información.
Esta norma asegura que el hotel tenga procesos robustos para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos de los clientes, reduciendo el riesgo de violaciones de datos y asegurando el cumplimiento con regulaciones como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en Europa o la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA).
Análisis y reporting
Por último, pero no menos importante, disponemos de una función de análisis o reporting donde podemos obtener información valiosa para el negocio hotelero. Los mismos son obtenidos de una base de datos del hotel, lo que permite identificar tendencias, patrones de comportamiento de los huéspedes y oportunidades de mejora. Esta capacidad de análisis es crucial para tomar decisiones informadas que optimicen la operación, maximicen la rentabilidad y mejoren la experiencia del cliente.
Sin un sistema de gestión hotelera como un PMS, realizar estos análisis sería una tarea extremadamente laboriosa y propensa a errores. La recopilación y procesamiento manual de datos de diferentes fuentes, como reservas, facturación, ocupación y feedback de los clientes, puede ser no sólo ineficiente, sino también imprecisa. Además, la falta de automatización dificulta la capacidad para generar informes en tiempo real, lo que retrasa la toma de decisiones y puede llevar a perder oportunidades estratégicas.
En otras palabras, un PMS puede intervenir en muchos procesos de un hotel, tanto estratégicos, como de realización y soporte. Como observamos en el gráfico, esta unificación puede convertir la expectativa del cliente en un usuario satisfecho que, por supuesto, se traduce en una mayor reputación y aumento de las ventas.
Si te interesa saber más sobre crecimiento empresarial, puedes seguir leyendo esta guía, donde explicamos algunas herramientas para impulsar tu negocio en pocos pasos.
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Ejemplos de PMS hotelero
Existen varios ejemplos de Property Management Systems (PMS) ampliamente utilizados en la industria hotelera, cada uno con características y capacidades que se adaptan a diferentes tipos de hoteles y necesidades. A continuación, veremos algunos de los más reconocidos en el mercado:
Opera (Oracle Hospitality)
Es uno de los PMS más utilizados en grandes cadenas hoteleras. Ofrece una amplia gama de funcionalidades, incluyendo gestión de reservas, facturación, y análisis de datos. Es conocido por su robustez y capacidad para integrarse con otros sistemas de Oracle.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Cubre todas las áreas de la gestión hotelera. | Las licencias, implementación, y mantenimiento son costosos. |
| Adecuado para grandes cadenas y resorts con múltiples ubicaciones. | Requiere asistencia especializada y puede llevar tiempo. |
| Fácil integración con sistemas de Oracle (POS, marketing, etc.). | Menos intuitiva y algo anticuada en comparación con otros PMS. |
| Cumple con normativas de seguridad como PCI DSS. |
Cloudbeds
Cloudbeds es un PMS basado en la nube que integra gestión de reservas, facturación, y herramientas de marketing. Es ideal para pequeños y medianos hoteles que buscan una solución todo en uno accesible desde cualquier lugar. En general, es una propuesta ideal para hostales, y propiedades boutique.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Interfaz intuitiva que requiere poca formación para el personal. | Algunos usuarios reportan tiempos de respuesta lentos en el soporte al cliente. |
| Combina PMS, gestor de canales, motor de reservas, y más en un solo sistema. | Menos adecuado para grandes cadenas con operaciones complejas. |
| Ideal para hoteles pequeños y medianos, hostales y propiedades boutique. | Menos opciones de personalización comparado con PMS más robustos. |
| Ofrece informes detallados y herramientas de análisis para la toma de decisiones. |
RoomRaccoon
RoomRaccon tiene la capacidad de combinar la gestión de la propiedad, un motor de reservas, y un gestor de canales. Según nuestras referencias, es conocido por su interfaz intuitiva y facilidad de uso. Esta PMS suele ser muy utilizada en hoteles boutique, bed and breakfasts, y pequeños hoteles.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Combina PMS, motor de reservas, gestor de canales, y herramientas de automatización en una sola plataforma. | Puede haber problemas de compatibilidad con ciertos sistemas o integraciones externas. |
| Fácil de usar, con una interfaz amigable para el usuario. | Algunos usuarios han reportado que el soporte técnico podría mejorar en tiempos de respuesta y solución de problemas. |
| Recibe actualizaciones frecuentes con nuevas características y mejoras. | |
| Ofrece opciones para personalizar la plataforma según las necesidades del hotel. |
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Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Qué se entiende por PMS?
PMS, o Property Management System (Sistema de Gestión de Propiedades), es un software diseñado para ayudar a los negocios de alojamiento, como hoteles, hostales y albergues, a gestionar y automatizar diversas actividades operativas. Estos sistemas centralizan y organizan la administración de reservas, check-ins, check-outs, asignación de habitaciones, control de limpieza y más, para mejorar la eficiencia y la experiencia del cliente.
¿Qué hace el PMS?
Un PMS permite controlar y automatizar procesos clave en la gestión hotelera, incluyendo:
- Check-ins y Check-outs: Automatiza la entrada y salida de los huéspedes.
- Asignación de habitaciones: Distribuye las habitaciones disponibles de manera eficiente.
- Envío de avisos a huéspedes: Comunica información relevante a los clientes.
- Control del personal de limpieza: Supervisa el estado y la limpieza de las habitaciones.
- Modificación y gestión de precios: Ajusta tarifas en función de la demanda y otras variables.
- Informes y análisis: Genera datos valiosos para la toma de decisiones y la optimización del rendimiento.
¿Qué indican las siglas PMS?
Las siglas PMS significan Property Management System, que se traduce como Sistema de Gestión de Propiedades.
¿Qué partes componen el PMS?
Un PMS generalmente incluye los siguientes componentes:
- Gestión de reservas
- Facturación
- Control de habitaciones
- Gestión de personal
- Automatización de procesos
- Análisis y reporting
Conclusiones
Si perteneces al sector hotelero, es importante mantenerse al tanto de las nuevas soluciones tecnológicas. Y como vimos, un PMS puede ser un aliado para aumentar tus ventas y mejorar la eficiencia de todos los procesos de tu negocio.
En caso de que necesites continuar investigando otras opciones para impulsar tu negocio, te invitamos a continuar leyendo nuestro blog en AllMarket. Allí podrás encontrar
